Warum soll meine Firma einen externen Datenschutzbeauftragten engagieren, kann das nicht ein Kollege übernehmen?
Jede dieser Optionen hat Vor- und Nachteile. Die Nähe eines Mitarbeiters zu dieser Tätigkeit kann verschiedenste Interessenkonflikte hervorrufen.
Vorschläge des internen Datenschutzbeauftragten über die Verfahren mit dem Umgang datenschutzrelevanter Abläufe in der Firma, können auf Unverständnis und Missmut der Belegschaft stoßen.
Die DSGVO schreibt im Artikel 37 vor, „Der Datenschutzbeauftragte wird auf der Grundlage seiner beruflichen Qualifikation und insbesondere des Fachwissens benannt, das er auf dem Gebiet des Datenschutzrechts und der Datenschutzpraxis besitzt, …“ Diese muss er unter Umständen einer Datenschutzbehörde Nachweisen und auch ein Gericht würde dies als Voraussetzung erwarten.
Ein interner Datenschutzbeauftragter muss neben seiner eigentlichen Tätigkeit in der Firma die Zeit finden für:
- die Unterrichtung und Beratung des Verantwortlichen und der anderen Beschäftigten, die Verarbeitungen durchführen, hinsichtlich ihrer Pflichten nach dieser Verordnung sowie nach sonstigen Datenschutzvorschriften
- die Überwachung der Einhaltung dieser Verordnung und anderer Datenschutzvorschriften
- die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter zur Verarbeitung personenbezogener Daten und diesbezüglichen Überprüfungen
- Beratung und Beantwortung der Fragen, die diesbezüglich regelmäßig entstehen werden, auch hinsichtlich des Arbeitnehmerdatenschutzes
- die Zusammenarbeit mit den zuständigen Aufsichtsbehörden
- Anlaufstelle für Fragen des Datenschutzes von allen Seiten
Die Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten liegen auf der Hand!
Der externe Datenschutzbeauftragte kann eine hohe Fachkompetenz und Erfahrung im Datenschutz nachweisen, da dies ganz einfach seine Kernaufgabe darstellt und diese ist sofort abrufbar.
Die Kosten für Aus-und Weiterbildung eines internen Datenschutzbeauftragten fallen nicht an.
Ein externer Datenschutzbeauftragter ist sowohl zu Kunden und Aufsichtsbehörden als auch zu den Mitarbeitern vollkommen neutral und ist frei von derartigen Konflikten, wodurch er qualifizierte Beurteilungen des Sachverhaltes abgeben und geeignete Empfehlungen aussprechen kann.
Ein wichtiger Aspekt ist die Haftung des externen Datenschutzbeauftragten. Diese minimiert das Risiko für die Firma, da die verantwortlichen Stellen zuerst auf Ihn zugehen.
Sie schließen einen verbindlichen Vertrag mit einem zertifizierten Datenschutzbeauftragten ab, der eine begrenzte Laufzeit mit monatlich überschaubaren Kosten oder auch Kosten nach tatsächlichem Aufwand aufweist. Ein Vertreter ist stets gewährleistet, sollte der Externe mal ausfallen.
Das Wichtigste ist doch aber, Ihre Mitarbeiter können sich in Ruhe Ihren Hauptaufgaben widmen!