Debitorenbuchhaltung

Zur Überwachung der finanziellen Vorgänge im Leistungs- und Warenverkauf wird pro Partner mit dem ein Leistungs- oder Warenverkauf stattfindet ein Kundenkonto (Debitor) angelegt. Für jedes dieser Konten werden bestimmte Eigenschaften für die praktisch ablaufenden Vorgänge in Verwaltung, Zahlungsverkehr und Vertragswesen hinterlegt.

Zur besseren Gliederung kann jeder Debitor einem Debitorenkreis zugeteilt werden. Dem Debitorenkreis wird ein Hauptbuchkonto (Forderungen) aus der Sachkontenbuchhaltung zugewiesen, welches als Vorgabekonto für den Belegkreis verwendet wird. Die Geschäftsvorfälle ( Rechnungen, Gutschriften, Vorauszahlungen Mahnungen, Zahlungen u. ä.) werden, wenn erforderlich in 3 Zeitscheiben gehalten. Diese sind :

das Kalenderjahr
das Geschäftsjahr (stellt die Buchungsperioden bereit)
die Abrechnungsperiode (stellt die Abrechnungszeiträume für rollierende Gebührenabrechnungen bereit)

Entsprechend den Mandanteneinstellungen gibt es die folgenden Varianten:

Alle 3 Zeiträume sind gleich. Dieser Fall ist der einfachste Fall und trifft für die meisten Anwendungen bei Eigenbetrieben zu.

Kalenderjahr und Geschäftsjahr fallen zusammen und es gibt mehrere Abrechnungsperioden (rollierende Systeme). Dieser Fall trifft für Gebührenabrechnungen mit großen Kundenbeständen zu. So rechnet z. B. ein Betrieb mit 12.000 Endkunden jeden Monat 1.000 Kunden ab. Damit ergeben sich 12 Abrechnungsperioden mit je 12 Monaten, die immer um einen Monat versetzt sind.

Alle 3 Zeiträume fallen auseinander. Dies ist in der Regel in Konzernen der Fall. Hier wird die Konzernbilanz zum Jahresende vorgelegt, das bedeutet für die Töchter in der Regel abweichende Geschäftsjahre ( z. B. 11/00 bis 10/01 ). Wenn diese Töchter ihrerseits Gebührenabrechnungen mit rollierenden Systemen betreiben, ist in der Konzernbuchhaltung das Auseinanderfallen der Zeiträume gegeben.

Da die Debitorenbuchhaltung Geschäftsvorfälle aus unterschiedlichen Bereichen (Anschlusswesen, Beitragswesen, Gebührenwesen u. a.) verarbeiten muss ist eine Aufteilung in Unterdebitoren und Unterkonten sinnvoll.

Folgende Vorgänge werden in der Debitorenbuchhaltung bearbeitet:

Pflege der Debitorenstammdaten
Behandlung von Ausgangsrechnungen / Ausgangsgutschriften
Erfassen von Ausgangsrechnungen / Gutschriften
Buchen auf Sachkonten
Führen eines Ausgangsbuches für Rechnungen und Gutschriften
Führen eines Debitorenkontos mit gebuchten Geschäftsvorfällen als T-Konto oder normales Konto in verschieden Ansichten
Führen eines Saldenkontos pro Debitor mit Geschäftsjahres- und Monatsscheiben
Erstellen von OP-Listen
Erstellen von Saldenlisten
Durchführen des Debitorenzahlungsverkehrs über Bank und Kasse durch Ankopplung an das Modul Zahlungsverkehr.
Mahnen von nicht bezahlten Rechnungen, Mahnungen und sonstigen Forderungen
Nachdruck von einzelnen Mahnungen und Mahn-Jobs
Suchen von Debitoren und Geschäftsvorfällen
Stornierung von Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen
Rückruf von Zahlungen bei Gutschriften
Aufbau Anfangsbestand Debitoren
Recherchieren nach den verschiedensten Geschäftsvorfällen
Erstellung von Verträgen (wiederkehrende Zahlungen wie Mieten, Kfz-Steuer, Beiträge und Abschläge für Wasser, Abwasser, Strom, Gas und Abfallentsorgung)
Stundungen
Ratenvereinbarung
Automatisierte Zinsberechnung
Zuarbeit für Vollstreckung
Möglichkeit zur Übernahme von Debitorenstammdaten und Geschäftsvorfällen aus Fremdprojekten

Zu allen relevanten Vorgängen (z. B. Erfassen, Buchen, Mahnen u. a.) werden Protokolldateien geführt, in denen unter anderem der Bediener, das Maschinendatum und die Maschinenzeit sowie eine GUID erfasst werden. Über diese ID kann der Ort der Entstehung im Netz weltweit genau lokalisiert werden.

Moderne Softwarearchitektur mit graphischer Benutzeroberfläche
Interne Schnittstelle zu den Branchenlösungen der SDS GmbH, speziell zur Sachkontenbuchhaltung (SBU)
Freie Schnittstelle zu Fremdsoftware
Freie Wahl bei Kontenplänen
Nutzerverwaltung und Rechteverwaltung auf allen Ebenen
Automatisches Kontierungssystem für Standardgeschäftsvorfälle, abgestimmt mit allen Teilen des Rechnungswesens und des Programmsystems IPSVE