Zur Überwachung der Vorgänge im Leistungs- und Wareneinkauf wird pro Partner mit dem ein Leistungs- oder Wareneinkauf stattfindet ein Lieferantenkonto (Kreditor) angelegt. Für jedes dieser Konten werden bestimmte Eigenschaften für die praktisch ablaufenden Vorgänge in der Verwaltung, im Zahlungsverkehr und im Vertragswesen hinterlegt. Ferner kann zur besseren Gliederung jeder Kreditor einem Kreditorenkreis zugeteilt werden, dem ein Hauptbuchkonto (Verbindlichkeiten) aus der Sachkontenbuchhaltung zugewiesen wird.
Folgende Vorgänge werden in der Kreditorenbuchhaltung bearbeitet:
- Pflege der Kreditorenstammdaten
- Behandlung von Eingangsrechnungen / Eingangsgutschriften
- Erfassen von Eingangsrechnungen / Gutschriften
- Sachlich und rechnerisch richtig zeichnen von Eingangsrechungen / Gutschriften
- Freigabe zur Bezahlung
- Buchen auf Sachkonten
- Führen eines Eingangsbuches für Rechnungen und Gutschriften
- Führen eines Kreditorenkontos mit gebuchten Geschäftsvorfällen
- Führen eines Saldenkontos pro Kreditor mit Geschäftsjahres- und Monatsscheiben
- Erstellen von OP-Listen
- Erstellen von Saldenlisten
- Durchführen des Kreditorenzahlungsverkehrs über Bank und Kasse durch Ankopplung an das Modul Zahlungsverkehr.
- Mahnen von erhaltenen nicht bezahlten Gutschriften
- Erstellen von Saldenabstimmungen
- Stornierung von Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen
- Rückruf von Zahlungen
- Aufbau Anfangsbestand Kreditoren
- Recherchieren nach den verschiedensten Geschäftsvorfällen
- Erstellung von Verträgen (wiederkehrende Zahlungen wie Miete, Kfz-Steuer, Beiträge und Abschläge für Wasser, Abwasser, Strom, Gas und Abfallentsorgung)
- Import von:
- Kreditorenstammdaten
- Geschäftsvorfällen
Zu allen relevanten Vorgängen (z. B. Erfassen, Buchen, Freigabe u. a.) werden Protokolldateien geführt, in denen unter anderem der Bediener, das Maschinendatum und die Maschinenzeit sowie eine GUID erfasst werden.